Jakt på telefonisystem när vi satt med kontor på flera olika orter

Vi licensierar ut mjukvara med serviceavtal till försäkringsbranschen. Vi har duktiga serviceingenjörer och konsulter på flera olika orter i Sverige och i övriga norden och våra kunder sträcker sig även utanför Skandinavien. Alla på lokalkontoren säkerställer att våra kunder kan fokusera på sin kärnverksamhet. Viktigt för våra kunder, och därmed för oss, är hög tillgänglighet på våra tjänster. Vi behöver ofta ta hjälp av varandra, främst för våra kunder och samtidigt för våra interna utvecklingsprojekt.

Vuxit för snabbt?

Vi hade expanderat snabbt, löst telefonin undan för undan för varje ny medarbetare utan någon egentlig telefonistrategi. Vi hade ibland extremt hög belastning på ett kontor och något lugnare på ett annat, och ofta var folk samtidigt ute på fältet när de behövdes vid telefonen. Det var dags att göra något innan kunderna blev lidande!

Hur skulle vi få ihop det med gemensam telefonväxel?

Vi tänkte att nu blir det krångligt och rätt komplext. Som tur är kom vi kontakt med Cellip via rekommendationer. Cellip visade sig ha WebCentrex, en telefonväxel på nätet. Vi hade redan bra bredband till kontoren så det var enkelt att lägga på IP-telefoni, speciellt som det bara var att koppla in en router RV042 från Linksys för att få ännu mer säker kvalité och samtidig få en VPN-lösning direkt över Internet.

Internationellt har vi kunnat växa ännu bättre

Vi gör som våra kunder och fokuserar på vår kärnverksamhet och låter experter sköta vår telefoni. Nu kan vi styra samtalen till rätt plats, låta kunder göra sina val beroende på ärende och hjälpa varandra på ett mycket smartare sätt än förut. Våra kunder ringer fortfarande oss på lokala telefonnummer, faktiskt även på lokalnummer i Köpenhamn, Helsingfors, Oslo, London och Paris, fast vi tar emot samtalen där vi bäst kan hjälpa dem.

Lurar och grejer

Våra medarbetare ringer nästan uteslutande med riktigt bra systemtelefoner från Linksys, SPA 942, med strömmatning från det lokala nätverket, LAN:et med hjälp av en switch som också kan skicka ut strömmen, SRW224. Det innebär färre sladdar på bordet, och att vi slapp dra nya kablar för varje telefon, riktigt snyggt! Telefonen har även bakgrundsbelysning på displayen och hanterar 4 linjer samtidigt. I våra konferensrum har vi Linksys SPA 962, som vi tycker är ännu bättre än 942:an. Den har flera linjer och en färgdisplay där vi lagt in vår egen logga, vilket imponerar på våra gäster. Alla som sitter riktigt mycket i telefon har fått välja till ett kanonheadset från Jabra, GN2100.

Ökad tillgänglighet – mera flexibilitet

Vi har ökat tillgängligheten för våra kunder, då vi ger dem snabbare svar och lösningar på deras problem när vi nu kan låta dem som finns tillgängliga svara även för dem som råkar vara ute på fältet. Vi har också en säkrare lösning än tidigare då vi nu slipper någon egen telefonväxel som krånglar. Eftersom vi hjälper varandra betydligt enklare än förut så har vi också blivit mer effektiva. Vi kan enkelt styra och förändra hur vi tar emot samtal via webben, beställa nya nummer för nya medarbetare eller bara tillfälliga nummer då vi tar in konsulter som hjälper oss.

Det har blivit mera flexibelt för oss att hantera kunderna och våra medarbetare. Det är verkligen smart!